ARIS (1) - 기업의 업무 프로세스를 설계·관리·분석하는 Process Intelligence 플랫폼

1. ARIS란 무엇일까?

기업의 업무 프로세스를 체계적으로 설계하고 관리하며 실제 수행 데이터와 연결해 분석할 수 있도록 지원하는 것이 ARIS입니다.

ARIS는 공식적으로 자사 플랫폼을 Process Intelligence Platform으로 설명하고 있습니다.

프로세스를 설계하고 문서화하는 것에서 끝나는 것이 아니라 실제 프로세스 수행 데이터를 분석하고 지속적으로 개선하는 방향까지 범위가 확장되어 있습니다.

 

- 업무가 어떻게 진행되는지 설명

예를 들어 고객이 상품을 주문했다고 생각해 보겠습니다.

주문 하나를 처리하기 위해서도  고객 주문 → 주문 접수 → 재고 확인 → 결제 확인 → 상품 출고 → 배송와 같이 여러 업무가 연결됩니다.

 

- 업무 프로세스에 여러 부서와 담당자, 시스템, 데이터, 업무 규칙 연결

예를 들어 주문은 쇼핑몰 시스템에서 들어오지만 재고는 ERP에서 관리하고, 결제는 별도의 결제 시스템에서 처리할 수 있습니다.

결국 기업 입장에서는 단순히 “어떤 업무를 하는가?”​만 관리해서는 부족합니다.

누가 → 어떤 업무를 → 어떤 순서로 → 어떤 시스템을 사용해서 → 어떤 기준에 따라 수행하는가 까지 함께 파악할 필요가 있습니다.

 

2. ARIS를 이해하려면 먼저 BPM을 알아야 한다

ARIS를 이해할 때 가장 먼저 알아두면 좋은 개념이 BPM(Business Process Management)​입니다.

BPM은 Business Process Management의 약자로 기업의 업무 프로세스를 체계적으로 설계하고 관리하며 지속적으로 개선하는 접근 방식입니다.

 

예를 들어 회사의 구매 업무가 다음과 같다고 가정해 보겠습니다.

구매 요청 → 담당자 검토 → 부서장 승인 → 구매 진행 → 입고 확인 → 대금 지급 

 

이 프로세스가 명확하게 관리되지 않는다면 담당자마다 업무 방식이 달라질 수 있습니다.

어떤 사람은 부서장 승인 후 구매하지만 다른 사람은 먼저 구매한 후 승인받을 수도 있습니다. 또 담당자가 변경되면서 기존 업무 기준이 제대로 전달되지 않을 수도 있습니다.

 

BPM에서는 이런 업무를 분석하고 표준 프로세스를 정의합니다. 그리고 정의된 프로세스를 실제 조직에서 운영하면서 문제점을 찾아 지속적으로 개선합니다.

ARIS는 이러한 BPM을 실제로 수행하기 위한 대표적인 소프트웨어 플랫폼 중 하나라고 이해하면 쉽습니다.

 

3. ARIS에서는 프로세스를 어떻게 표현할까?

ARIS에서는 업무를 단순한 문장 목록으로 관리하는 것이 아니라 모델(Model) 형태로 표현할 수 있습니다.

예를 들어 구매 프로세스를 모델링한다고 생각해 보겠습니다.

실제 ARIS에서는 BPMN, EPC 등의 구조화된 프로세스 모델을 활용할 수 있습니다.

ARIS의 강점은 그림에 표현된 업무 요소를 각각 하나의 관리 가능한 객체와 정보로 연결할 수 있다는 점입니다.

 

4. 프로세스에 조직·시스템·데이터를 연결할 수 있다

예를 들어 ‘구매 요청’이라는 업무가 있다고 생각해 보겠습니다.

업무만 보면 <구매 요청> 이지만,  실제 업무에서는 더 많은 정보가 필요합니다.

 

구분	연결 정보 예시
업무	구매 요청
수행자	구매 담당자
조직	구매팀
시스템	ERP
입력 정보	구매 요청서
출력 정보	구매 승인 정보
관련 규정	구매 관리 규정

이런 관계를 연결하면 단순히 업무 흐름만 보는 것보다 훨씬 많은 정보를 파악할 수 있습니다.

- “ERP를 사용하는 업무는 무엇인가?”

- “구매팀이 담당하는 프로세스는 무엇인가?”

- “특정 업무가 변경되면 어떤 조직이나 시스템에 영향을 주는가?”

 

이러한 관계 기반 관리가 중요한 이유는 기업의 업무가 독립적으로 존재하지 않기 때문입니다.

 

5. ARIS의 핵심은 업무 정보를 서로 연결하는 것이다

ARIS를 처음 접하면 화면에 여러 도형이 있기 때문에 프로세스를 그리는 프로그램처럼 보이기 쉽습니다.

하지만 ARIS를 단순한 Drawing Tool로 이해하면 실제 활용 목적을 놓치게 됩니다.

 

예를 들어 하나의 업무 프로세스에 다음 정보가 연결될 수 있습니다.

이렇게 만들어진 관계를 통해 기업의 업무 구조를 체계적으로 관리할 수 있습니다.

ARIS의 현재 Process Core 역시 프로세스뿐 아니라 역할, 규칙, 통제와 시스템 등을 연결해 관리하는 기반을 강조하고 있습니다.

 

6. 그러면 ARIS로 무엇을 할 수 있을까?

6.1. 업무 프로세스를 설계하고 표준화한다

먼저 회사의 업무 프로세스를 모델링할 수 있습니다.

• 주문 프로세스
• 구매 프로세스
• 고객 관리 프로세스
• 장애 대응 프로세스
• 인사 프로세스
• 개발 및 배포 프로세스

위와 같이 각 부서에서 제각각 관리하던 업무를 하나의 기준으로 정리하면서 표준 프로세스를 만들 수 있는 것입니다.

6.2. 프로세스와 조직·시스템의 관계를 관리한다

업무만 관리하는 것이 아니라 해당 업무를 수행하는 조직과 역할, 사용하는 시스템 등의 관계를 연결할 수 있습니다.

따라서 시스템 변경이나 조직 개편이 발생했을 때 관련 프로세스를 파악하는 데 활용할 수 있습니다.

 

예를 들어 ERP 시스템 교체를 검토한다고 생각해 보겠습니다.

ARIS에 시스템과 프로세스의 관계가 관리되고 있다면 ERP를 사용하는 업무를 추적해 어떤 업무가 영향을 받을 수 있는지 분석하는 기반으로 활용할 수 있습니다.

6.3. 리스크와 규정 준수를 프로세스에 연결한다

기업의 업무에는 다양한 규정과 통제가 존재합니다.

ARIS는 프로세스와 위험(Risk), 통제(Control), 정책(Policy) 등을 연결하는 Risk & Compliance Management 기능을 제공합니다.

따라서 아래와 같은 관점에서 프로세스를 관리할 수 있습니다.

- 어떤 프로세스에 위험이 존재하는가?

- 해당 위험을 통제하기 위한 기준은 무엇인가?

- 규정 변경이 발생하면 어떤 프로세스가 영향을 받는가?

6.4. 실제 업무가 설계한 대로 수행되는지 분석한다

프로세스를 아무리 잘 설계해도 실제 직원과 시스템이 그대로 수행하고 있는지는 별개의 문제입니다.

 

예를 들어 회사에서 다음과 같이 표준 프로세스를 만들었다고 가정하겠습니다.

[설계된 프로세스] :

- 주문 → 승인 → 출고 → 배송

 

하지만 실제 시스템 데이터를 분석했더니 다음과 같은 흐름도 존재할 수 있습니다.

[설계된 프로세스] :

- 주문 → 출고 → 승인 → 배송

- 주문 → 승인 → 승인취소 → 재승인 → 출고 → 배송

- 주문 → 승인 → 대기 → 대기 → 출고 → 배송

이런 차이를 데이터 기반으로 발견하는 기술이 Process Mining입니다.

 

7. BPM과 Process Mining은 무엇이 다를까?

ARIS를 이해할 때 가장 중요한 부분 중 하나입니다.

- BPM = 우리가 일하기로 정한 방식

- Process Mining = 실제로 우리가 일하고 있는 방식

구분	BPM	Process Mining
핵심 질문	업무가 어떻게 수행되어야 하는가?	실제로 어떻게 수행되고 있는가?
기준	설계된 업무 프로세스	시스템 실행 데이터
주요 목적	프로세스 설계·표준화·관리	실제 프로세스 발견·분석
활용	업무 표준 수립	병목·우회·반복·지연 분석

 

그리고 두 가지를 연결하면 아래와 같이 분석이 가능합니다.

ARIS는 현재 이러한 설계된 프로세스와 실제 실행 프로세스를 연결하는 것을 Process Intelligence의 중요한 구성 요소로 설명하고 있습니다.